Einleitung: Warum gute Vorbereitung entscheidend ist
Verhandlungen mit Auftragnehmern gehören zum Alltag vieler Unternehmen, insbesondere in der Bau-, IT-, Event- oder Dienstleistungsbranche. Ob es um Preise, Fristen, Leistungsumfang oder Haftung geht – die Grundlage für einen erfolgreichen Vertragsabschluss wird nicht erst am Verhandlungstisch gelegt, sondern in der Vorbereitung. Wer seine eigenen Ziele klar definiert, Informationen strukturiert sammelt und potenzielle Risiken erkennt, erhöht seine Chancen auf ein Ergebnis, das langfristig funktioniert – für beide Seiten.
In diesem ersten Teil der zweiteiligen Serie geht es um die wichtigsten Schritte vor dem Gespräch: die Vorbereitung, Zieldefinition und Analyse der Verhandlungssituation.
- Die Ausgangslage verstehen Bevor Sie verhandeln, sollten Sie die Gesamtsituation gründlich analysieren. Dabei helfen folgende Fragen:
Was genau soll geliefert oder geleistet werden? Welche Fristen sind realistisch – und welche unbedingt einzuhalten? Welche rechtlichen, technischen oder finanziellen Rahmenbedingungen sind zu beachten?
Je besser Sie Ihr eigenes Projekt oder Ihre Bedürfnisse verstehen, desto souveräner können Sie in die Verhandlung gehen.
- Informationen über den Auftragnehmer sammeln Recherchieren Sie so viel wie möglich über den potenziellen Auftragnehmer:
Referenzen und bisherige Projekte: Hat er ähnliche Aufgaben erfolgreich erfüllt? Marktstellung: Ist er ein kleiner Anbieter oder ein etablierter Player? Finanzielle Lage: Gibt es Anzeichen für wirtschaftliche Instabilität? Verhandlungsstil: Ist der Anbieter eher kompromissbereit oder knallhart?
Diese Informationen helfen Ihnen, realistische Erwartungen zu formulieren – und im Idealfall auch die Taktik des Gegenübers besser einzuschätzen.
- Eigene Ziele klar definieren Eine der wichtigsten Vorbereitungsmaßnahmen besteht darin, Ihre eigenen Ziele zu formulieren – am besten schriftlich. Dabei sollten Sie zwischen Mindestzielen, Wunschzielen und Kompromisslinien unterscheiden:
Mindestziel: Was ist die absolute Untergrenze, unter der ein Auftrag nicht zustande kommen darf? Wunschziel: Was wäre das optimale Ergebnis? Kompromisslinie: Wo sind Sie bereit, flexibel zu sein – z. B. bei Zahlungsfristen oder Zusatzleistungen?
Diese Zielmatrix verhindert emotionale Schnellschüsse in der Verhandlung.
- Alternativen entwickeln (BATNA) Ein bewährtes Konzept aus der Verhandlungsführung ist die sogenannte BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement (Beste Alternative zu einer ausgehandelten Vereinbarung). Überlegen Sie:
Was ist mein Plan B, falls die Verhandlung scheitert? Gibt es andere Anbieter? Können interne Lösungen in Betracht gezogen werden?
Je besser Ihre Alternativen, desto stärker Ihre Verhandlungsposition.
- Spielraum und No-Go's definieren Nicht alles ist verhandelbar – das gilt für beide Seiten. Machen Sie sich deshalb im Vorfeld klar:
Wo besteht Spielraum? (z. B. beim Starttermin oder bei optionalen Leistungen) Was ist ein absolutes No-Go? (z. B. Zahlung auf Erfolgsbasis bei hohen Vorleistungen)
Diese Punkte müssen intern geklärt und abgestimmt sein, bevor Sie überhaupt mit dem Auftragnehmer sprechen.
- Argumente vorbereiten Gute Argumente sind das Rückgrat jeder Verhandlung. Legen Sie sich eine Liste zurecht mit:
Fakten (z. B. Marktpreise, Vergleichsangebote) Nutzenargumenten (Was hat der Auftragnehmer davon, mit Ihnen zu arbeiten?) Risikoabschätzungen (Was passiert, wenn bestimmte Bedingungen nicht erfüllt werden?)
Vermeiden Sie rein emotionale Argumente oder vage Aussagen. Je konkreter Sie sind, desto glaubwürdiger wirken Sie.
- Team und Rollen festlegen Falls Sie nicht alleine verhandeln, sondern mit einem Team, sollte im Vorfeld geklärt sein:
Wer spricht? Wer beobachtet (z. B. Körpersprache, Reaktionen)? Wer übernimmt welche Themenbereiche?
Zudem ist es hilfreich, vorab mögliche Szenarien durchzuspielen – z. B. in einem internen Rollenspiel.
- Gesprächsstruktur entwerfen Auch wenn jede Verhandlung individuell ist, hilft eine klare Struktur. Planen Sie beispielsweise:
Begrüßung und Einführung Klärung des gemeinsamen Verständnisses über den Projektumfang Präsentation Ihrer Position und Erwartungen Diskussion und Rückfragen Zusammenfassung und Ausblick auf nächste Schritte
Ein strukturierter Ablauf gibt Sicherheit – sowohl Ihnen als auch dem Auftragnehmer.
Fazit: Vorbereitung ist Verhandlungsmacht Verhandlungen scheitern oft nicht an der Haltung des Gegenübers, sondern an unklaren Zielen oder fehlender Struktur auf der eigenen Seite. Wer sich intensiv mit dem eigenen Bedarf, dem Auftragnehmer und möglichen Alternativen auseinandersetzt, geht nicht nur souveräner ins Gespräch – sondern kann auch auf Augenhöhe verhandeln. Im nächsten Teil dieser Serie zeigen wir, wie Sie das Gespräch selbst führen – und welche Taktiken helfen, Ihre Ziele durchzusetzen.