Wprowadzenie: Dlaczego dobre przygotowanie ma kluczowe znaczenie Negocjacje z kontrahentami są codziennością wielu przedsiębiorstw, zwłaszcza w branży budowlanej, informatycznej, eventowej czy usługowej. Niezależnie od tego, czy chodzi o ceny, terminy, zakres usług czy odpowiedzialność – podstawy udanego zawarcia umowy nie są ustalane przy stole negocjacyjnym, ale podczas przygotowań. Kto jasno definiuje swoje cele, gromadzi informacje w uporządkowany sposób i rozpoznaje potencjalne ryzyka, zwiększa swoje szanse na osiągnięcie wyniku, który będzie funkcjonował w dłuższej perspektywie – dla obu stron. W pierwszej części dwuczęściowej serii omówiono najważniejsze kroki przed rozmową: przygotowanie, określenie celów i analiza sytuacji negocjacyjnej.
- Zrozumienie sytuacji wyjściowej Przed przystąpieniem do negocjacji należy dokładnie przeanalizować całą sytuację. Pomocne mogą być następujące pytania: Co dokładnie ma zostać dostarczone lub wykonane?
Jakie terminy są realistyczne – a które należy bezwzględnie dotrzymać?
Jakie warunki prawne, techniczne lub finansowe należy uwzględnić?
Im lepiej rozumiesz swój projekt lub potrzeby, tym pewniej możesz przystąpić do negocjacji.
- Zbierz informacje o kontrahencie Zbierz jak najwięcej informacji o potencjalnym wykonawcy: Referencje i dotychczasowe projekty: czy wykonał już podobne zadania?
Pozycja rynkowa: czy jest to mały dostawca, czy uznany gracz?
Sytuacja finansowa: czy są oznaki niestabilności ekonomicznej?
Styl negocjacji: czy dostawca jest raczej skłonny do kompromisów, czy też twardy?
Informacje te pomogą Ci sformułować realistyczne oczekiwania, a w idealnym przypadku również lepiej ocenić taktykę przeciwnego partnera.
- Jasno określ własne cele Jednym z najważniejszych działań przygotowawczych jest sformułowanie własnych celów – najlepiej na piśmie. Należy przy tym rozróżnić cele minimalne, cele pożądane i kompromisowe: Cel minimalny: jaka jest absolutna dolna granica, poniżej której nie może zostać zawarta umowa?
Cel pożądany: jaki byłby optymalny wynik?
Kompromis: w jakich kwestiach jesteś gotów na elastyczność – np. w zakresie terminów płatności lub usług dodatkowych?
Taka matryca celów zapobiega podejmowaniu pochopnych decyzji pod wpływem emocji podczas negocjacji.
- Opracowanie alternatyw (BATNA) Sprawdzoną koncepcją w negocjacjach jest tzw. BATNA – Best Alternative to a Negotiated Agreement (najlepsza alternatywa dla wynegocjowanego porozumienia). Zastanów się: Jaki jest mój plan B, jeśli negocjacje zakończą się niepowodzeniem?
Czy są inni dostawcy?
Czy można rozważyć rozwiązania wewnętrzne?
Im lepsze masz alternatywy, tym silniejsza jest Twoja pozycja negocjacyjna.
- Określ pole manewru i granice Nie wszystko podlega negocjacji – dotyczy to obu stron. Dlatego należy z góry ustalić: Gdzie jest pole manewru? (np. termin rozpoczęcia lub usługi opcjonalne)
Co jest absolutnie nie do przyjęcia? (np. płatność uzależniona od wyniku przy wysokich nakładach wstępnych)
Kwestie te należy wyjaśnić i uzgodnić wewnętrznie, zanim w ogóle rozpocznie się rozmowy z wykonawcą.
- Przygotowanie argumentów Dobre argumenty są podstawą każdej negocjacji. Przygotuj listę zawierającą: Fakty (np. ceny rynkowe, oferty porównawcze)
Argumenty dotyczące korzyści (co zyska wykonawca, współpracując z Państwem?)
oceny ryzyka (co się stanie, jeśli określone warunki nie zostaną spełnione?)
Unikaj argumentów czysto emocjonalnych lub niejasnych stwierdzeń. Im bardziej konkretny jesteś, tym bardziej wiarygodny jesteś.
- Określ zespół i role Jeśli negocjujesz nie samodzielnie, ale z zespołem, należy wcześniej ustalić: Kto będzie mówił?
Kto obserwuje (np. mowa ciała, reakcje)?
Kto zajmuje się poszczególnymi tematami?
Ponadto pomocne jest wcześniejsze przećwiczenie możliwych scenariuszy – np. w ramach wewnętrznej gry fabularnej.
- Opracuj strukturę rozmowy Nawet jeśli każda negocjacja jest indywidualna, pomocna jest jasna struktura. Zaplanuj na przykład: powitanie i wprowadzenie
wyjaśnienie wspólnego rozumienia zakresu projektu
przedstawienie swojego stanowiska i oczekiwań
Dyskusja i pytania
Podsumowanie i perspektywy na kolejne kroki
Ustrukturyzowany przebieg spotkania zapewnia bezpieczeństwo zarówno Państwu, jak i wykonawcy.
Wniosek: przygotowanie to siła negocjacyjna Negocjacje często kończą się niepowodzeniem nie z powodu postawy drugiej strony, ale z powodu niejasnych celów lub braku struktury po stronie własnej. Osoby, które intensywnie analizują własne potrzeby, wykonawcę i możliwe alternatywy, nie tylko przystępują do rozmowy z większą pewnością siebie, ale także mogą negocjować na równych prawach. W kolejnej części tej serii pokażemy, jak samodzielnie prowadzić rozmowę i jakie taktyki pomogą osiągnąć zamierzone cele.